υπεσ-πώς-γίνεται-εκκαθάριση-αρχείων-δ-1598601

ΔΗΜΟΣΙΟ | 12.06.2026 | 18:24

ΥΠΕΣ: Πώς γίνεται εκκαθάριση αρχείων δημόσιων υπηρεσιών & ΟΤΑ (εγκύκλιος)

Ακούστε το άρθρο

Προσθήκη του aftodioikisi.gr ως προτεινόμενη πηγή στην Google

Εγκύκλιο σχετικά με την εκκαθάριση των αρχείων των δημόσιων φορέων, εξέδωσε το Υπουργείου Εσωτερικών. Στόχος, σύμφωνα με την εγκύκλιο, είναι η διαλογή των εγγράφων σε διατηρητέα (ιστορικής αξίας) και σε απορριπτέα (λήξη χρόνου διατήρησης) για εξοικονόμηση χώρου.

Οπως σημειώνεται στην εγκύκλιο η συστηματική οργάνωση και εκκαθάριση των αρχείων συνιστά βασική και διαρκή υποχρέωση όλων των φορέων της δημόσιας διοίκησης και αποτελεί ουσιώδη παράγοντα για την εύρυθμη λειτουργία της, συμβάλλοντας στη διασφάλιση της διοικητικής συνέχειας, της θεσμικής μνήμης και της νομιμότητας της διοικητικής δράσης, ενώ ταυτόχρονα αποτρέπει τη λειτουργική επιβάρυνση των υπηρεσιών και εξασφαλίζει την πιο ορθολογική αξιοποίηση των διαθέσιμων υποδομών, καθώς και τις προβλεπόμενες συνθήκες υγιεινής των αναγκαίων χώρων.

Ως «Δημόσια αρχεία», σύμφωνα με την εγκύκλιο, ορίζονται τα σύνολα εγγράφων και τεκμηρίων που παράγονται από την Προεδρία της Δημοκρατίας, τον Πρωθυπουργό, την Προεδρία της Κυβέρνησης, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς, καθώς και από τα Υπουργεία, τις δημόσιες υπηρεσίες, τις δικαστικές αρχές, τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου και τους λοιπούς οργανισμούς και επιχειρήσεις που εντάσσονται στον 1 δημόσιο τομέα, όπως αυτός ορίζεται από την κείμενη νομοθεσία, καθώς και από τα ληξιαρχεία, τα συμβολαιογραφεία, τα υποθηκοφυλακεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα και τα ιδρύματα του Απόδημου Ελληνισμού, σύμφωνα με τον ορισμό του δημόσιου τομέα που προβλέπεται στην παράγραφο 1 του άρθρου 51 του ν. 1892/1990 και στις περιπτώσεις α΄ έως στ΄ της παραγράφου 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014.

Οργανωτικό Πλαίσιο και Σύσταση Οργάνων Εκκαθάρισης

Η οργανωτική ευθύνη για την υλοποίηση της εκκαθάρισης των αρχείων έχει διαμορφωθεί ως εξής:

— Στα Υπουργεία και τις Αυτοτελείς Δημόσιες Υπηρεσίες: Μετά την κατάργηση των επιτροπών εκκαθάρισης με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 4 Ν. 2026/1992, η διαδικασία εκκινεί με άτυπο ορισμό υπαλλήλων από τους Προϊσταμένους Διευθύνσεων ή Τμημάτων ή σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο εκάστοτε σχετικό θεσμικό πλαίσιο σε όποια υπηρεσία έχει διαμορφώσει και υφίσταται τέτοιο. Οι ορισθέντες υπάλληλοι αναλαμβάνουν την καταγραφή του ημιενεργού ή ανενεργού υλικού ανά οργανική μονάδα.

— Στους Ο.Τ.Α. (α’ και β’ βαθμού) και τα Ν.Π.Δ.Δ.: Η εκκαθάριση διενεργείται μέσω τριμελών Επιτροπών Εκκαθάρισης, οι οποίες συγκροτούνται με ευθύνη των οικείων Προϊσταμένων, τηρώντας τις προβλέψεις των Π.Δ. 768/1980 και 480/1985, δεδομένου ότι, με το ως άνω άρθρο 4 του Ν. 2026/1992, δεν καταργήθηκαν οι τριμελείς Επιτροπές εκκαθάρισης.

Τα πέντε στάδια της Διαδικασίας Εκκαθάρισης

Η ροή των εργασιών ακολουθεί μια αυστηρά καθορισμένη αλληλουχία πέντε σταδίων, διασφαλίζοντας τη νομιμότητα και τη διαφύλαξη της ιστορικής μνήμης:

1) Καταγραφή και Πρακτικό: Ταξινόμηση του ανενεργού υλικού σε πίνακες και σύνταξη σχετικού Πρακτικού Εκκαθάρισης από τους υπεύθυνους υπαλλήλους ή την Επιτροπή.

2) Πρόσκληση Γ.Α.Κ: Έγγραφη ειδοποίηση των Γενικών Αρχείων του Κράτους (μέσω των προβλεπόμενων υπαλλήλωνσυνδέσμων) για την αξιολόγηση του υλικού.

3) Επιλογή Αρχείου Ιστορικού Ενδιαφέροντος: Τα Γ.Α.Κ. επιλέγουν και παραλαμβάνουν υποχρεωτικά τα αρχεία ιστορικού ενδιαφέροντος για μόνιμη διαφύλαξη.

4) Άδεια Καταστροφής: Μετά την παραλαβή των αρχείων ιστορικού ενδιαφέροντος, τα Γ.Α.Κ. εκδίδουν την επίσημη «Άδεια Καταστροφής Αρχειακού Υλικού» για το εναπομείναν υλικό.

5) Διαχείριση Υλικού: Η Υπηρεσία αναγγέλλει την ποσότητα του προς καταστροφή υλικού στη Διεύθυνση Διαχείρισης και Εκμετάλλευσης Περιουσίας (ΔΙ.Δ.Ε.Π. της Α.Α.Δ.Ε.), προσκομίζοντας την άδεια των Γ.Α.Κ. για τις τελικές ενέργειες καταστροφής.